Корпоративный портал, CRM или ERP: своя система

Заказчик приходит с задачей и называет её по-разному: «нужна CRM», «нужен корпоративный портал», «нужна ERP», «нужна система управления бизнесом», а иногда просто — «хочу видеть, что происходит».

Спорить о терминах бессмысленно, но и делать вид, что разницы нет, тоже не стоит. Поэтому начну с названий, а дальше — про то, что за ними обычно стоит и почему мы собираем это не из коробки.

Названия и что за ними стоит

CRM в классическом смысле — про клиентов и сделки: кто обратился, на каком этапе, кто ведёт, когда перезвонить. Хорошая CRM отвечает на вопрос «как у нас с продажами».

ERP — про ресурсы: закупки, склад, производство, деньги, документы. Отвечает на вопрос «как у нас с ресурсами и обязательствами».

Корпоративный портал — исторически про внутреннюю жизнь компании: сотрудники, задачи, документы, база знаний, общение.

А теперь как это выглядит на практике. Компания, которая просит «CRM», через месяц спрашивает: а где остатки? а почему заказ уехал без документов? а можно видеть, кто из сотрудников что делает? И это не расширение хотелок — это и была изначальная задача, просто у неё не оказалось короткого названия.

⚠️ Поэтому вопрос «CRM или ERP» почти всегда неправильный. Правильный — какие процессы должны жить в одном месте. Ответ на него и определяет, что именно строить; название потом можно выбрать любое.

Почему коробка часто не подходит

Коробочные системы решают типовое, и это честная сделка: вы получаете готовое за понятные деньги, а взамен подстраиваете работу под чужую логику.

Проблема начинается там, где ваш процесс не типовой. И выясняется это не на демонстрации, а через полгода: нужного поля нет, нужного статуса нет, нужный переход запрещён, а интеграция с вашим складом стоит как половина проекта. Дальше два пути — менять свою работу под систему или обрастать таблицами рядом с ней.

Второй симптом — цена гибкости. Настройки, из-за которых система «может всё», обычно означают, что она умеет много и не умеет ничего конкретного: чтобы получить нужное, нанимают внедренца, а потом ещё одного — сопровождать сделанное.

Мы делаем иначе: портал собирается под процессы, а не наоборот. Это не всегда дешевле на входе, но снимает главный риск — обнаружить через год, что система мешает работать.

Что такое портал в нашем случае

Портал — это не «ещё одна CRM», а рабочее место компании, из которого делается вся работа. У него общее ядро и модули, которые ставятся по надобности.

Ядро одинаковое у всех, дальше — только то, чем действительно пользуются. Лишний модуль это не «на будущее», а лишний пункт меню, в который никто не заходит.

Ядро есть у всех: клиенты, задачи, документы, платежи и денежный поток, контрагенты, сотрудники с ролями, уведомления, аналитика, клиентский сервис — единая очередь обращений из почты, чата на сайте и мессенджеров.

Модули — под конкретный бизнес. Дальше — два реальных набора модулей на одной и той же основе.

Два примера: одна основа, разные наборы

Первый — агентство (это мы сами). Кроме ядра, в портале живут: проекты с этапами и статусами, планирование и согласование платежей, денежный поток, CMS сайта — страницы, тексты, статьи блога, анонсы в мессенджеры и кнопка публикации — и раздел продвижения с данными поисковой системы — зачем он нужен и что в нём смотреть.

То есть сайт компании здесь редактируется из того же окна, где ведутся проекты и деньги. Отдельной админки сайта у сотрудников нет вовсе.

Второй — интернет-магазин. Ядро то же, а сверху: заказы с сайта и заказы менеджера, воронка продаж, товары и остатки, отзывы, документы склада-подрядчика, коды маркировки, касса с чеками, мониторинг обменов. Отдельно — личный кабинет покупателя на сайте, куда портал отдаёт статус доставки и трек.

Наборы разные, а основа одна: тот же движок, те же роли, те же уведомления, те же принципы. Разработка идёт не «с нуля под клиента», а сборкой из проверенного плюс то, чего в проверенном ещё нет.

⚠️ Именно это делает «своё» доступным по деньгам. Писать систему с чистого листа под каждого — долго и дорого; собирать из готового ядра то, что нужно этому бизнесу, — предсказуемо по срокам и по бюджету.

Что «гибко настраивается» значит на самом деле

Слово затёрто, поэтому по пунктам — что за ним стоит у нас:

• Разделы включаются и выключаются. Нет склада — нет раздела склада. Меню не должно быть витриной возможностей.
• Права по ролям. Сотрудник видит своё, руководитель — сводное, суперпользователь — служебное. Скрытый раздел не «спрятан на фронте», а закрыт на сервере.
• Статусы и переходы — ваши. Не «новый, в работе, завершён», а те, что действительно есть в вашей работе, вместе с правилом, кто их ставит: автоматика по данным чужой системы или человек.
• Свои поля и справочники — там, где это ваша специфика, а не общая.
• Интеграции — часть системы, а не надстройка. Сайт, склад, перевозчик, касса, банк, мессенджеры: обмен живёт внутри портала, и когда он ломается, сигнал приходит вам, а не клиенту.
• Тексты и уведомления настраиваются, включая то, кому и когда они приходят.

⚠️ И то, чего гибкость не отменяет: у каждого поля должен быть один хозяин. Возможность править всё отовсюду — это не гибкость, а способ через полгода не знать, где правда.

Что важнее выбора платформы

За несколько проектов набралось то, что определяет результат сильнее, чем выбор системы:

• Где живёт правда о заказе, клиенте, остатке — ровно одно место на каждую сущность.
• Что происходит само, а что зовёт человека. Штатное должно идти без касания рук; человек нужен там, где случай не описан бизнес-логикой, — и система должна сама его позвать.
• Кто узнаёт, когда сломалось. Если ответ «клиент» — это не система, а её имитация.
• Куда это будет расти. Сегодня заказы, завтра склад, послезавтра маркировка — заложено ли место.

Как эти принципы выглядят в работающем виде, разбирал на живых примерах: устройство интернет-магазина и его связь с порталом, обработка обращений в одном окне и чеки по 54-ФЗ, где хорошо видно, где заканчивается автоматика и начинается решение человека.

Если вам нужна такая система

Называйте как удобно — CRM, ERP, портал, система управления. Работа одна: собрать в одном месте то, что у вас сейчас разложено по таблицам, почте и головам сотрудников.

Что обычно входит:

• разбор процессов: что где живёт сейчас и что должно оказаться в одном месте;
• ядро: клиенты, задачи, документы, деньги, обращения, роли и права;
• модули под ваш бизнес — ровно те, которыми будете пользоваться;
• интеграции: сайт, склад, перевозчики, касса, банк, мессенджеры;
• то, о чём вспоминают последним: кто и как узнает, что обмен сломался.

Это и есть автоматизация бизнес-процессов в нашем понимании: систему подгоняют под порядок работы компании, а не порядок работы под чужой шаблон.

Что входит в портал, из каких модулей он собирается и сколько занимает каждый этап — на странице «Корпоративный портал». Хотите разобрать свой случай — расскажите о задаче.